Standard betingelser

1 Generelt

1.1 Kunden er den juridiske enhed, der indgår aftale med Ecit Services A/S, herefter benævnt ECS.

1.2 Kundens medarbejdere kan få tildelt brugernavne og adgangskoder, som brugere på ECSs eller tredjemands systemer.

1.3 Det materiale ECS modtager, anses for at være afsendt og godkendt af kunden. Kunden skal sikre at materialet inden afsendelse er fyldestgørende til at opgaver kan løses af ECS. Kunden er forpligtet til at hurtigst muligt til at supplere med levering af manglende materiale så opgaven, som ECS anmoder om.

1.4 Brugere af systemet er de personer kunden vælger at give brugernavn og password.

1.5 Kunden vælger en hovedkontaktperson, som kan tage stilling til problemstillinger der løbende skal tages stilling til i leverancen og samarbejdet. Kunden oplyser ECS om hvem som til en hver tid er kundens hovedkontaktperson.

1.6 Ved opstart af samarbejdet forudsætter ECS, at alt arbejde inden ECS overtager ansvar for aftalte opgaver, er udført i henhold til gældende lovgivning og relevante professionelle standarder. Eventuelt arbejde som ECS må udføre vedrørende perioden inden overtagelsesdagen, vil blive faktureret efter medgået tid til ECS’s sædvanlige takster.

1.7 Arkivering af data og materiale for mere end indeværende år vil blive faktureret efter sædvanlige satser. Dette gælder ikke data og materiale som ECS må arkivere, som følge af deres professionelle ansvar.

1.8 Kunden og ECS indgår normalt en skriftlig Samarbejdsaftale. Hvis ikke den er udarbejdet eller den tidmæssigt er udløbet gælder, at samarbejdet løber indtil det opsiges af en af parterne jf. 14.1.

2 Datasikkerhed

2.1 ECS har i videst muligt omfang truffet foranstaltninger til opretholdelse af datasikkerhed, herunder til hindring af tredjemands uberettigede adgang til kundens data og persondata i øvrigt.

2.2 ECS er ikke ansvarlig for, at oplysninger kommer til tredjemands kendskab som følge af fejl i datatransmissionerne eller ved tredjemands indtrængen på datatransmissionsforbindelsen.

2.3 Kunden er ansvarlig for at brugere opbevarer brugernavne og adgangskoder til ECSs system på forsvarlig vis, samt i videst mulig omfang hindre utilsigtet fysisk adgang til systemet.

2.4 Kunden og dennes brugere, er forpligtet til straks at underrette ECT om enhver uregelmæssighed, brugerne måtte blive opmærksom på vedrørende data og brugersikkerheden.

2.5 Kunden er ansvarlig for egen og brugeres misbrug af systemet. Kunden er ansvarlig for tab hos ECS eller tredjemand som følge heraf.

3 Instruktions- og kontrolansvar

3.1 Det fremgår af Samarbejdsaftale eller Service Level Agreement, i hvilket omfang kunden eller ECS har instruktions- og kontrolansvar for arbejdsopgaverne under aftalen.

3.2 Hvis ikke andet fremgår, gælder det for opgaver hvor ECS stiller en ressource til rådighed for kunden (interims/bemandingsopgaver), at kunden har instruktions- og kontrolansvaret og tilsvarende for opgaver hvor ECS udfører specifikke ydelser for kunden (løn, bogføring m.v.) har ECS instruktions- og kontrolansvaret.

3.3 For opgaver hvor kunden har instruktions- og kontrolansvaret, er det kundens ansvar at instruere, følge op på og kontrollere det af ECS’s medarbejdere udførte arbejde.

3.4 For opgaver hvor ECS har instruktions- og kontrolansvaret, udføres disse på det foreliggende bilags- og oplysningsgrundlag.

ECS vil regelmæssigt kontrollere, at det udførte arbejde lever op til ECS’s standarder. Hvor intet andet er aftalt, vil kontrollen ske i forbindelse med fremsendelse af rapportering, eller i forbindelse med årsafslutningen.

3.5 At ECT påtager sig instruktions- og kontrolansvar, begrænser ikke virksomheden og virksomhedens ledelse eget ansvar for at overholde lovgivningen, samt egen professionelle vurdering af produkter af MATs arbejdes egnethed som beslutningsgrundlag.

4 Kundens ansvar

4.1 Kunden har ansvar for de ansvar og arbejdsopgaver, der er oplistet i Samhandelsaftale og en eventuel Service Level Agreement til Samarbejdsaftalen.

4.2 Hvor det er aftalt, at kundens leverandører og andre interessenter skal sende materiale direkte til ECS, er kunden ansvarlig for at meddele dette til disse. Kunden har ansvar for hurtigst muligt, at videresende relevant materiale, der sendes til kundens adresse.

4.3 Hvor det er aftalt at ECS skal have adgang til kundens banksystem, skal kunden sikre at adgangen etableres og at prokura for ECS’s medarbejdere begrænses således, at ECS’s medarbejdere ikke kan gennemføre betalinger/hævninger uden kundens egen godkendelse.

4.4 Kunden er ansvarlig for, at ECS’s medarbejdere oprettes i øvrige eksterne systemer, som er relevante for ECS’s løsning af opgaven – eks. digital signatur, Skat, TastSelv m.v., med relevant begrænsning i adgangen.

4.5 Hvor ECS’s medarbejdere arbejder på kundens systemer, er det kundens ansvar at adgangen begrænses til relevante funktioner og data, og instruere medarbejderen i brug. Virksomheden har selv ansvar for backup.

4.6 Kunden er ansvarlig for, at der er dækning på likvide konti til betaling af leverandører, løn m.v.

4.7 Kunden er ansvarlig for at godkende/fremsende bilag til betaling i så god tid (typisk minimum én uge), at ECS kan nå at gennemføre betalinger indenfor betalingsfrist.

4.8 Kunden er ansvarlig for at eventuelle betalingsforslag udarbejdet af ECS tjekkes, godkendes og gennemføres af kunden, da det forudsættes at fakturaer som fremsendes til betaling er godkendte af kunden. Ansvaret for betalinger og konsekvenser heraf, ligger udelukkende hos kunden. ECS kan ikke gøres ansvarlig for manglende, fejlagtige eller forsinkede betalinger samt konsekvenser heraf, uagtet hvad som er årsagen.

4.9 Kunden er ansvarlig for, at de indmeldte løndata er korrekte og komplette, ansættelsesregler og eventuel overenskomst overholdes, at ECS får alle relevante meddelelser om ny ansættelser,

afskedigelser, ændring i ansættelsesforhold og overenskomst m.v. rettidigt, således at der kan udbetales korrekt og rettidig løn til kundens ansatte.

Såfremt kunden har ansatte på usædvanlige løn og skattevilkår, herunder f.eks. beskatning fra andre lande end Danmark og bruttolønsordninger, er kunden ansvarlig for at ECS instrueres heri.

4.10 Kunden er ansvarlig for, at alle lønudbetalinger bliver tjekket, godkendt og gennemført af kunden.

4.11 Kunden er ansvarlig for, at ECS instrueres i eventuelle særlige forhold omkring moms, afgifter og indirekte skatter af enhver art.

Kunden er ansvarlig for at moms- og toldangivelser er korrekte og indberettet rettidigt.

4.12 Kunden er ansvarlig for, at ECS gøres tydeligt opmærksom på og instrueres i håndtering af løn refusions- og tilskudsordninger, som skal håndteres af ECS, herunder relevant information sendes til MAT i rimelig tid.

4.13 Hvor det er relevant, er kunden ansvarlig for, at der føres kasserapport i overensstemmelse med bogføringsloven og særligt at disse er fortløbende nummereret for hver kontant kasse og ultimo/primo saldi er afstemt.

4.14 Kunden er ansvarlig for, at Skats regler omkring dokumentation for repræsentation, rejse- og øvrige udlæg overholdes.

4.15 Hvis kunden udleverer nøgler, password, alarmkoder og andet, som giver ECS’s medarbejder adgang til kundens lokaler og systemer, har kunden ansvar for at ECS’s medarbejder kvitterer for modtagelsen, og alt leveres tilbage ved samarbejdets ophør, samt koder ændres eller slettes.

4.16 Hvis ECS’s medarbejdere arbejder hos kunden, har kunden ansvar for, at de fysiske arbejdsforhold opfylder gældende regler omkring indretning af arbejdspladser, arbejdsmiljø m.v.

5 ECS’s ansvar

5.1 ECS har ansvar for de ansvar og arbejdsopgaver der er oplistet i Samarbejdsaftale og en eventuel Service Level Agreement til Samarbejdsaftalen.

5.2 ECS er ansvarlig for, at kundens regnskabs- og lønfunktion varetages professionelt og i overensstemmelse med gældende lovgivning, indenfor de områder som håndteres under punkt 5.1. ECS bestræber sig på, at begå så få fejl som overhovedet muligt, men indestår ikke for at udføre fejlfrit arbejde.

Fejl rettes så hurtigt som muligt, og således at de giver mindst mulig gene for kunden og dennes interessenter.

5.3 ECS har ansvaret for, at opbevare kundens data- og bilagsmateriale på betryggende vis, og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

5.4 ECS træffer passende foranstaltninger til hindring af tredjemands uberettigede adgang til kundens informationer.

6 Ansvarsbegrænsning

6.1 ECS kan ikke gøres ansvarlig for, forhold ECS ikke har indflydelse på, herunder tyveri, arbejdsnedlæggelse, force majeure m.v.

6.2 ECS kan ikke gøres ansvarlig for hændelig undergang af kundens informationer og materiale, eller eventuelle konsekvenser heraf.

6.3 ECS’s professionelle ansvar for en opgave, kan ikke overstige 6 måneders gennemsnitligt honorar og skal baseres på et direkte og dokumenteret tab. ECS kan ikke gøres ansvarlig for indirekte tab.

7 Tekniske krav

7.1 Kunden er for egen regning, forpligtet til at holde sit IT udstyr inkl. tidssvarende operativsystem, om nødvendigt efter ECS’s anvisninger.

7.2 Den anvendte PC skal være tilsluttet Internettet via bredbåndsforbindelse.

7.3 Kunden har pligt til, konstant at have installeret og aktiveret et passende antivirusprogram og øvrigt passende IT sikkerhedssoftware, samt at sikre jævnlig opdatering heraf.

8 Øvrige krav

8.1 Kunden skal indgå de aftaler med bank etc., som er nødvendige for, at ECS kan udføre opgaverne under kontrakten hensigtsmæssigt – herunder overførselsservice aftale med egen bank hvorved ECS får adgang til at overføre løn, A-skat, ATP m.v.

9 Ejendomsret

9.1 ECS har ejendomsretten til de edb-programmer, modeller og systemer der anvendes, bortset fra kundens eget eller licenseret software til internetadgang. Kunden og dennes brugere har alene begrænset brugsret til ECS’s system, så længe denne aftale er gældende. Det er ikke tilladt at ændre i programmerne eller kopiere dem.

9.2 Den adgang der gives til at anvende ECS’s edb-programmer med tilhørende serviceydelser, er alene til kundens eget brug, og videregivelse heraf til andre mod eller uden vederlag er ikke tilladt.

10 Produktansvar

10.1 ECSer ikke ansvarlig for tab, der opstår som følge af kundens anvendelse af ECS’s systemer, eller ECS’s varetagelse af kundens regnskabs- og lønfunktion, med mindre et sådant ansvar følger af ufravigelige regler i produktansvarsloven.

11 Ansættelsesklausul

11.1 Såfremt det af ECS tilknyttede personale, ansættes hos  kunden, i en virksomhed i koncernsammenhæng med kunden eller i en via ejerkreds tilknyttet kunden, inden for 12 måneder fra medarbejderens definitive ophør hos ECS, opkræver ECS honorar herfor, svarende til medarbejderens seneste standard brutto månedsløn med tillæg af 15%, ganget med seks. Tilsvarende er gældende, såfremt der indgås aftale om regnskabsmæssig assistance m.v. på freelancebasis eller på firmabasis med det af ECS udsendte eller tilknyttede personale.

12 Tavshedspligt

12.1 ECS’s medarbejdere har ifølge deres ansættelsesaftaler tavshedspligt om forhold vedrørende ECS’s kunder. Ligeledes har medarbejderen tavshedspligt om forhold vedrørende ECS, hvilket vi beder kunden respektere. ECS kan ikke drages til ansvar for medarbejderes eller andres brud på tavshedspligten.

13 Betaling

13.1 ECS’s honorar faktureres i henhold til Samarbejdsaftale og Service Level Agreement og kan være fast betaling for defineret ydelse, betaling efter medgået tid eller anden variabel betaling. Honoraret er baseret på de forudsætninger, der er oplistet i Samarbejdsaftale inkl. eventuelle bilag og tillæg (allonge).

Ændrede forudsætninger (herunder kundens manglende fremsendelse af anmodet supplerende materiale) vil medføre ændret pris.

13.2 Arbejde udført ud over de aftalte vilkår, faktureres efter medgået tid efter sædvanlige satser.

13.3 Eventuelt depositum faktureres ved kontraktunderskrift og forfalder til betaling netto kontant. Depositum henstår indtil samarbejdet ophører, og kundens gæld til ECS er indfriet. Depositum forrentes ikke.

13.4 ECS’s satser varierer efter aftale, opgaveindhold og medarbejderes kvalifikationer.

13.5 Hvis arbejde herunder møder, efter aftale udføres hos kunden, betaler virksomheden transporttid og –omkostninger mellem ECS og kunden. Omkostninger kan være kørsel efter statens takster og parkeringsafgifter.

13.6 Alle priser er genstand for løbende prisregulering.

13.7 Ændring i priser jf. 13.1 eller 13.7 skal meddeles kunden inden for opsigelsesvarslet jf. 14.

13.8 Prisen kan ændres med kortere varsel, såfremt dette skyldes ændring i lovgivning eller underleverandørers priser, som ECS ikke kunne eller burde have været opmærksom på.

13.9 Udlæg – som eksempelvis porto, licensbetaling for brug af løn- og økonomisystemer, km. godtgørelse, udgifter til ophold m.v. – viderefaktureres månedsvis bagud.

13.10 Alle ydelser faktureres med tillæg af moms og med

betalingsbetingelser 8 dage netto. Er kunden uenig i en faktura fra NK, skal kunden gøre ECS opmærksom herpå senest 8 dage fra fakturadato, ellers betragtes fakturaen som anerkendt.

13.11 Ved for sen betaling tilskrives morarenter efter rentelovens bestemmelser.

For sen betaling betragtes som misligholdelse (hvis ikke andet aftales skriftligt), som berettiger ECS til at stoppe arbejdet og modregne evt. depositum i tilgodehavendet.

13.12 Såfremt ECS arbejder for virksomheder, som kunden har et koncernmæssigt tilhørsforhold til, hæfter disse virksomheder og kunden solidarisk for gæld til ECS.

14 Opsigelse og ophør

14.1 Aftalen kan opsiges af begge parter med 3 måneders varsel til udgangen af en måned med mindre andet er aftalt i Samarbejdsaftalen.

Såfremt kunden ikke respekterer aftalte opsigelsesvarsler, eller såfremt kunden ønsker at ECS ikke skal levere de aftalte ydelser i hele opsigelsesperioden, fakturerer ECS et normalt månedshonorar (gennemsnit af foregående 12 måneders fakturering) i den resterende periode.

14.2 Aftalen kan dog opsiges uden varsel ved kundens eller dennes brugeres misligholdelse af aftalevilkårene.

14.3 Kunden kan opsige med 10 dages varsel, såfremt det sker i forbindelse med at ECS’s ændring af vilkår jf. pkt. 13.9 og inden 10 dage efter sådanne ændringer er trådt i kraft.

14.4 Ved aftalens ophør medvirker ECS loyalt til at overdrage

kundens data- og bilagsmateriale til kunden, eller hvem kunden måtte anvise. ECS fakturerer kunden for medgået tid og omkostninger herved.

Såfremt kunden er i restance med betaling af ECS’s ydelser udleveres kundens data- og bilagsmateriale efter betaling af forfaldne fakturaer, samt eventuel forudbetaling for resterende fakturering under Samarbejdsaftalen.

15 Lovvalg og værneting

15.1 Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne aftale, som ikke kan løses mellem parterne, skal afgøres efter Regler for Behandling af Sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Danish Arbitration). Alle medlemmer af voldgiftsretten udnævnes af Det Danske Voldgiftsinstitut i overensstemmelse med ovennævnte regler.

Ecit Services A/S

Smørum, 25. juni 2018

______________________________